Sistema que unifica obrigações fiscais dos trabalhadores entra em vigor no ano que vem
Depois de muitos adiamentos, o e-Social entrará em vigor no ano que vem (em 1º de janeiro, para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais e, a partir de 1º de julho, para todos os demais empregadores do país). Como possuem colaboradores, como zeladores, porteiros e profissionais de limpeza, os condomínios também deverão estar adequados à mudança. É papel do síndico entender as alterações e verificar se tudo está dentro da lei, para evitar despesas desnecessárias como o pagamento de multas.
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social) foi instituído pelo decreto nº 8373/2014. Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
De acordo com Josiane Lima, diretora de recursos humanos da GetNinjas, uma das maiores plataformas de contratação de serviços do país, o e-Social trará aos colaboradores uma melhor condição de trabalho, já que enrijecerá o controle de questões que envolvem a saúde e a segurança do trabalhador, fazendo, assim, com que as empresas se preocupem mais com estes temas. Já para a empresa, a novidade ajudará na rotina diária, uma vez que irá mudar as grandes quantidades de documentações exigidas atualmente pelo governo federal. Com a integração do e-Social, as empresas poderão mostrar uma maior clareza e credibilidade aos seus fornecedores, clientes e ao governo. O e-Social nada mais é do que uma plataforma que faz o cruzamento de todos os sistemas que, atualmente, a área de recursos humanos alimenta com as informações. Então, ele vai cruzar as informações da Receita Federal, INSS e Caixa Econômica Federal. A relação entre empregadores e empregados ficará mais transparente, porque funcionará como uma autodeclaração de tudo que acontecer na empresa enquanto o empregado estiver lá, destaca a especialista.
A sistematização das informações no e-Social envolverá os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Trabalhadores como celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas na plataforma. Creio que ainda existirá muitas dúvidas quando o sistema entrar em vigor, então é essencial que os empregadores procurem informar-se desde já ou
procurem por consultorias os escritórios de contabilidades que possam ajudar com a sua expertise. As conversas em torno deste tema começaram em 2011 e as empresas procuraram entender, no entanto, até hoje nunca foi apresentado um layout oficial da plataforma, então, na prática, eu tenho certeza, que surgirão muitas dúvidas, ressalta Josiane.
Segundo ela, nas grandes empresas, o que já vem sendo feito é um trabalho de verificação, revisando os prontuários dos funcionários, validando as informações e verificando se não existem documentos pendentes. É uma espécie de saneamento para ver se estão seguindo as regras do governo.
O objetivo principal do e-Social, de acordo com o governo federal, é a desburocratização na prestação das informações pelas empresas relativas ao empregado. Como consequência, espera-se um possível aumento de arrecadação da receita, já que diminuirão os erros ainda cometidos pelas empresas ao preencher formulários, assim como pelo aumento da transparência das informações a serem prestadas à administração federal.
Um bom exemplo foi uma ação de fiscalização de Receita Federal, realizada em 2012, com um grupo de empresas que representam cerca de 4% do total do segmento empresarial no Brasil. Nela, foi levantado um débito de cerca de R$ 4 bilhões relativo às contribuições previdenciárias recolhidas pelas empresas, mas no valor menor que o devido. Isso não se trata de inadimplência, nem de sonegação, mas sim da contribuição previdenciária
calculada no valor menor em relação ao que deveria ter sido recolhido com base na folha de pagamentos apresentada à auditoria, no momento da fiscalização.
A adequação do condomínio à mudança gerada com o e-Social exigirá um amplo diálogo entre o síndico e a administradora responsável pelo condomínio. A opinião é de Marcelo Borges, diretor jurídico da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi): Ambos (síndico e administradora) deverão agir rapidamente na obtenção da certificação digital, por exemplo, pois dentro do escopo inicial apresentado pelo programa do e-Social essa chave será fundamental para acesso ao sistema, diz.
Segundo ele, às administradoras caberá uma preparação tecnologicamente para atender às exigências impostas pelo programa, o que gerará custos extras. Além disso, será preciso rever os processos internos para uma adaptação às novas rotinas. As mudanças afetarão principalmente as administradoras, mas o síndico precisa estar bem informado da importância quanto ao cumprimento das normas e diretrizes geradas pelo e-Social,
principalmente no que tange as rotinas com seus empregados, conclui.
Os condomínios têm um funcionamento semelhante ao de pequenas empresas, e, de
acordo com uma pesquisa feita recentemente pela Federação Nacional das Empresas de
Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e
Pesquisas (Fenacom), o segmento não está preparado para o e-Social.
O levantamento mostrou que somente 4,4% das empresas estão aptas para operar o novo
sistema. De acordo com os resultados, realizado com 1,33 mil empresas associadas, 42,9%
das companhias sequer iniciaram a implantação do sistema.
Somente 29,1% iniciaram o processo e 23,7% afirmaram estar na fase intermediária. A
maior parte das empresas que participaram da pesquisa entrará na lista de obrigatoriedade
para operar o eSocial no início de julho do próximo ano.
Além de medir o grau de adaptação das empresas à plataforma, a pesquisa da Fenacon
também identificou os principais desafios para a implantação do sistema. Para 42,3% dos
entrevistados, a principal dificuldade é repensar processos e mudar a cultura organizacional
da empresa. Com o eSocial, as informações sobre os funcionários devem ser comunicadas
em prazos curtos, sob o risco de multas. A admissão de um trabalhador, por exemplo,
envolve o envio de vários documentos para o registro.
A implantação do e-Social criou também um novo nicho de mercado, com empresas especializadas em consultorias e apoio a empregadores na hora de lidar com a plataforma. Uma destas empresas é catarinense Senior, que já conta com uma área voltada especificamente para trabalhar com o e-Social. A empresa criou uma cartilha para os clientes com os erros que podem levar os empregadores a terem que pagar multas. E, pior, uma vez identificada uma infração, as autuações podem retroagir em até cinco anos, caso sejam identificadas falhas no registro ou envio de informações. Os erros que mais comuns são:
1. Não informar a admissão do funcionário: com o eSocial, o envio das informações relacionadas a admissão de novos colaboradores deverá ocorrer um dia antes do início das atividades laborais desse colaborador. Atualmente, a multa varia de R$ 3.000,00 para grandes empresas e R$ 800,00 pra microempresas – dobrando em caso de reincidência e sendo corrigidos pelo IPCA.
2. Não informar alterações contratuais ou cadastrais: uma vez que cabe ao empregador a responsabilidade de manter os dados atualizados, a multa por falta de saneamento dos dados dos funcionários varia de R$ 201,27 a R$ 402,54. 3. Não informar afastamento temporário: independente do motivo, a empresa tem a obrigação de informar os afastamentos ocorridos com seus funcionários e, a falta de comunicação poderá custar à empresa de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63 em multa.
4. Não informar o atestado de saúde ocupacional (ASO): conforme determinado pela Norma Regulamentadora nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego, o funcionário deve realizar exames médicos em várias situações. Caso contrário, a empresa terá de arcar com uma multa que varia entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.
5. Não informar acidente de trabalho: a empresa é obrigada a informar ao governo qualquer situação de acidente de trabalho com seus funcionários em até um dia útil subsequente à ocorrência – exceto em caso de óbito, quando o envio da informação se torna imediato. Não cumprindo a empresa o prazo previsto, a multa poderá variar entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição, podendo dobrar em caso de reincidência.
6. Não informar sobre riscos: funcionários expostos a agentes nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física, devem ser claramente informados sobre tais riscos uma vez que, em alguns casos, podem ter direito à aposentadoria especial. As empresas que descumprirem essa determinação poderão receber multas que variam entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63, determinadas com base na
gravidade de cada situação.
Gabriel Menezes
